Перевод студентов и преклиров из одной организации в другую и вопрос перевода денег за оплату рассматривались в самых разных инструктивных письмах начиная с 1961 года.
ОБМЕН МЕЖДУ ОРГАНИЗАЦИЯМИ определяется как любое обстоятель ство или любая ситуация, в результате которых студент или преклир оплачивает услугу в одной организации, а получает эту услугу – или другую услугу на основании своей оплаты – в другой организации.
ПЕРЕВОД МЕЖДУ ОРГАНИЗАЦИЯМИ определяется как перевод денежных средств из одной организации в другую в результате произошедшего между ними обмена студентами или преклирами.
Каждое из названных выше инструктивных писем предназначалось для уре гулирования текущих (на тот момент) ситуаций в связи с обменом студентами между организациями и в связи с оплатой, внесённой студентами. Каждое из них предназначалось для урегулирования экстремальной ситуации, что делало эти письма непригодными для постоянного использования.
Уже упомянутое инструктивное письмо от 1969 года было задумано как официальное разрешение на сбор и использование денег, предназначенных для других организаций, а также на сбор денег на услуги, которые предоставляются только в организации более высокого уровня.
ПРИМЕР: Некто Икс посылает предоплату в организацию класса IV – организацию А – и включает в неё оплату за «Курс клирования», который предоставляется как часть продвинутого курса Б, но вся сумма оформляется как инвойс и хранится организацией класса IV (А). Такого рода ситуации приводили к большой неразберихе, и это было улажено упомянутым выше инструктивным письмом от 1971 года.
Инструктивное письмо от 1971 года, очевидно, было воспринято как указание, разрешающее организациям предоставлять услуги на основе предварительной оплаты, полученной другими организациями. В результате многие организации неожиданно обнаружили, что должны другим те суммы, на которые они должны перевести им взносы.
ПРИМЕР: Некто Игрек в организации А записался на интенсив и начал его проходить на основании предварительной оплаты, которую он сделал несколько месяцев назад в организации Б, но которую он так и не использовал. Затем бухгалтерия в организации А обращается в организацию Б с тем, чтобы та перевела деньги. Организация Б теперь должна деньги организации А, которые она на самом деле не одалживала.
Результат, который мы наблюдаем в настоящее время: многие организации имеют большие текущие задолженности по тем деньгам, которые они должны перевести другим организациям, – долг, который и не ожидали, и не планиро вали. Так как организации, где есть банковские администраторы Флага, не накапливают неиспользованных сумм предварительной оплаты на своих счетах, то этот долг может вызвать значительные трудности.
Цена этому – время и деньги, которые лучше потратить на получение нового дохода.
Самая распространённая причина требований денежных переводов между организациями заключается всего лишь в неспособности предоставить услуги, на которые записались люди.
Дело в том, что переводы между организациями никогда не станут налажен ной и поддерживаемой чёткой и честной линией взимания денег – записи на услугу – вызова на услугу – предоставления.
Наилучшим подходом, следовательно, будет выработать такую оргполитику, которая не допустит возникновения ситуации, при которой необходимы переводы между организациями, и далее следовать ей. Это лучше, чем иметь пространную оргполитику о том, как осуществлять эти переводы и какими правилами руко водствоваться.
Существует достаточно оргполитики в отношении осуществления денежных сборов, записи на услуги, вызова на услуги и их предоставления. Что касается переводов между организациями студентов и взносов, то три названных выше инструктивных письма отменяются и заменяются следующей оргполитикой:
1. Любые сборы предоплаты осуществляется за услуги, в предоставлении кото рых организация абсолютно уверена и которые она рассчитывает предоставить.
2. Никакая организация или миссия не может собирать и хранить оплату за услуги других организаций или организаций более высокого уровня.
3. Рекламные материалы организации, рассылаемые по почте, а также кар точки с расценками, рассылаемые по почте и вывешиваемые в организации для всеобщего обозрения, должны содержать следующее положение:
«ЛЮБЫЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ ОПЛАТЫ ЗА УСЛУГИ ЭТОЙ ОРГАНИЗАЦИИ НАПРАВЛЯЙТЕ ПРЯМО И ТОЛЬКО В ЭТУ ОРГАНИЗАЦИЮ. НЕ НАПРАВЛЯЙТЕ ОПЛАТУ ЗА НЕЁ В ДРУГУЮ ОРГАНИЗАЦИЮ ИЛИ МИССИЮ».
4. В рекламных материалах, рассылаемых по почте, должно быть очень чётко указано, куда следует посылать оплату за услугу, которая предоставляется этой организацией.
5. Любая оплата, которую получает организация и которая принадлежит дру гой организации, не должна оформляться инвойсом, а должна быть передана этой организации.
Исключение составляет FOLO, которое собирает невыплаченные Флагу долги, но даже оно использует для этого специальные серии инвойсов.
6. Любой отдельный курс или услуга одитинга, начатые и прерванные сту дентом или преклиром по причине переезда в другое место или по подобным обстоятельствам, могут быть получены и завершены в другой организации без какого либо перевода взносов. В любом случае, не разрешается осуществлять перевод студентов между организациями или миссиями.
7. Сотрудники отделения бухгалтерии и регистраторы всегда могут и должны поощрять внесение новых, дополнительных денежных поступлений, но они не могут поощрять изъятие или способствовать изъятию предварительной оплаты, сделанной в другой организации, для оплаты услуг собственной организации.
8. Любая организация, к которой обращаются с просьбой принять на услугу на основании предварительной оплаты, сделанной в другой организации, должна посоветовать этой организации, стандартно провести программу по улаживанию разрыва АРО или предпринять какое либо иное улаживание.
Людям всегда следует рекомендовать получать услугу там, где они за неё заплатили.
9. Это инструктивное письмо должно применяться таким образом, чтобы это не приводило к разрывам АРО с публикой или к бесплатному предоставлению услуг.
10. Заявки на переводы и на возврат предварительной оплаты обычно имеют место из за недостаточного контакта с публикой со стороны отделения распро странения, из за недостаточной работы с предварительным расписанием и недо статочных действий по вызову на услуги или из за непредоставления услуг. Следовательно, такого рода заявки должны стать предметом заседания комиссии по проверкам, созванной по требованию банковского администратора Флага или исполнительного директора, как бы часто они ни случались и какими бы ни были суммы. Частые заявки на перевод означают разрыв линий внутри организации и возникновение этической ситуации, найти и исправить которые должно быть поручено данной комиссии.
Данные положения оргполитики нацелены на то, чтобы привлечь внимание к поиску новых источников дохода с использованием верного типа публики и с использованием центрального файла, а также на то, чтобы сократить число пере водов между организациями.
Организация, которая предоставляет услугу на основании предварительной оплаты, сделанной в другой организации, приводит к задолженности этой орга низации, – задолженности, которая не вызвана её действиями и которую она не планировала.
Выплаты кредиторам и другие обязательные выплаты нередко представляют собой более приоритетные задачи, чем переводы подобных сумм.
Это не может служить оправданием сбора и использования денег, предназна ченных для другой организации. А в большинстве остальных случаев куда как легче просто собрать новый доход, чем пререкаться по поводу перевода денег по подобным долгам.